Východiska
Základní myšlenka Certifikátu vhodného dodavatele nabízí ověření shody implementační metodiky produktu dle normy BS/ISO 15489-1:2001 postupem certifikačního orgánu, který je akreditován u Information and Records Management Society – Czech Republic Group (IRMS CRG), respektive IRMS UK/Ireland jako Accredited Certification Body. De-facto jde tedy o plnohodnotný audit, který však není prováděn v reálném prostředí fungující organizace, ale v teoretickém systému, daném pravidly a postupy ověřované metodiky.
Závěrem takto provedeného auditu proto není konstatování o stavu konkrétní organizace, ale potenciálu metodiky pro vytvoření shody při dodržení navržených postupů a podmínek jejího uplatnění.
Rozsah
Součástí procesu ověření jsou následující oblasti:
- Politiky a odpovědnosti
- Požadavky na správu dokumentů – charakteristika dokumentů
- Charakteristika systému pro správu dokumentů/spisové služby
- Funkcionalita systému pro správu dokumentů/spisové služby
- Procesy a řídící prvky systému pro správu dokumentů/spisové služby
- Školení, monitoring a audit
Národní legislativa
V rámci ověření shody s požadavky BS/ISO 15489 bude prověřena rovněž shoda s požadavky národní legislativy, která je přirozeným imperativem správného fungování systému správy dokumentů a spisové služby. V rámci auditu je zkoumána shoda zejména s těmito normami a předpisy:
- zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě
- vyhláška č. 259/2012 Sb., o o podrobnostech výkonu spisové služby
- Národní standard pro elektronické systémy spisové služby.
Výstupy
Výstupem bude auditní zpráva, protokol o provedení auditu a v případě úspěšného naplnění podmínek vydání „Certifikátu vhodného dodavatele pro řešení v oblasti správy dokumentů a informací“ a „Certifikátu shody s požadavky NSESSS“ pro auditovanou metodiku implementace spisové služby nebo DMS.